Tryb administracyjny podziału nieruchomości dotyczy nieruchomości gruntowych i budynkowych.[1] Jego zasady tłumaczy ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Podziału w trybie administracyjnym można dokonać z urzędu lub na wniosek i koszt osoby, która ma w tym interes prawny. Interes prawny tłumaczy się tu jako przesłankę, która daje określonej osobie prawo występowania z wnioskiem o dokonanie podziału, także prawo zwrócenia się w swojej sprawie do sądu powszechnego[2]. Wydawanie decyzji zatwierdzającej podział powierzono organom wykonawczym administracji samorządowej – wójtom, burmistrzom lub prezydentom miast. Co ważne, decyzje te oparte są na zgodności z ustaleniami planu miejscowego.

Podział na wniosek

Z wnioskiem o podział nieruchomości może wystąpić tylko osoba dysponująca tytułem własności lub użytkowania wieczystego.[3] Jest to właściciel bądź użytkownik wieczysty nieruchomości. W przypadku użytkowania wieczystego, stroną postępowania staje się także Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego. W sytuacji, kiedy nieruchomość ma kilku współwłaścicieli lub użytkowników wieczystych, podziału można dokonać jedynie na ich wspólny zgodny wniosek. Jeśli jeden ze współwłaścicieli nie zgadza się na podział, ale pozostali współwłaściciele mają więcej niż połowę udziałów – wówczas przysługuje im możliwość zwrócenia się ze sprawą do sądu. [4]

Podziału można dokonać także na wniosek starosty (wykonującego zadania z zakresu administracji rządowej), zarządu powiatu lub zarządu województwa, w przypadku gdy mamy do czynienia z:

• wydzieleniem części nieruchomości, której własność lub użytkowanie wieczyste zostały nabyte z mocy prawa,
• realizacją roszczeń do części nieruchomości, wynikających z przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami lub z odrębnych ustaw,
• realizacją przepisów dotyczących przekształceń własnościowych albo likwidacji przedsiębiorstw państwowych lub samorządowych[5]

Stroną postępowania w wyjątkowych przypadkach może być także gmina lub właściciel/użytkownik wieczysty gruntu graniczącego z dzieloną nieruchomością.

Podział nieruchomości w postępowaniu administracyjnym na wniosek można podzielić na pięć etapów:[6]

• złożenie wniosku,
• opinia oraz postanowienie,
• przygotowanie projektu podziału,
• wydanie decyzji zatwierdzającej podział,
• zakończenie postępowania.

ETAP I – złożenie wniosku.

Wniosek skierowany jest do organu wykonawczego gminy – wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Wniosek o podział nieruchomości musi zawierać załączniki w postaci:

• dokumentów stwierdzających tytuł prawny do nieruchomości (np. odpis z księgi wieczystej, notarialną umowę nabycia);
• wypisu z ewidencji gruntów i budynków oraz kopii mapy katastralnej obejmującej nieruchomość podlegającą podziałowi;
• decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu  w przypadku braku planu miejscowego – jeżeli nieruchomość jest położona na obszarze nieobjętym obowiązkiem sporządzenia tego planu;
• pozwolenia wojewódzkiego konserwatora zabytków na podział nieruchomości (dla nieruchomości wpisanej do rejestru zbytków). Zezwolenie to jest decyzją administracyjną, która powinna zapaść w odrębnym postępowaniu, przed rozpoczęciem postępowania o podział nieruchomości;
• wstępnego projektu podziału, który opracowany jest na mapie zasadniczej udostępnionej do celów opiniodawczych przez właściwy ośrodek dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej[7]. W przypadku braku takiej mapy – na kopii mapy katastralnej, uzupełnionej o niezbędne dla projektu podziału elementy zagospodarowania terenu.[8]

Sam wniosek zawiera informacje dotyczące wnioskodawcy oraz  nieruchomości, która ma być przedmiotem podziału. W przypadku, gdy podział nieruchomości dokonywany jest niezależnie od ustaleń planu miejscowego, we wniosku należy wskazać dodatkowo cel dokonania podziału (zgodnie z art. 95 Ustawy o gospodarce nieruchomościami).

Wstępny projekt podziału może zostać wykonany samodzielnie przez właściciela nieruchomości, jednak w praktyce często już na tym etapie postępowania zostaje zatrudniony geodeta.

Wstępny projekt podziału nieruchomości powinien zawierać w szczególności:

1. oznaczenie nieruchomości podlegającej podziałowi (zgodnie z danymi zawartymi w katastrze nieruchomości oraz w księgach wieczystych lub w przypadku jej braku – w innych dokumentach określających stan prawny nieruchomości),
2. granice nieruchomości podlegającej podziałowi oraz jej powierzchnię (w ha), naniesione kolorem czerwonym granice projektowanych do wydzielenia działek gruntu wraz z ich projektowanymi powierzchniami (w ha),
3. ewidencyjne oznaczenia nieruchomości sąsiednich,
4. linie ścian oddzieleń przeciwpożarowych na całej wysokości budynku w przypadku podziału nieruchomości zabudowanej i potrzeby podziału także budynku.[9]

W związku z wymogiem zawartym w Ustawie o gospodarce nieruchomościami (art. 93), wydzielone działki muszą mieć dostęp do drogi publicznej. Elementem fakultatywnym wstępnego projektu podziału jest graficzne (czerwoną linią) oraz opisowe wskazanie propozycji ustanowienia służebności gruntowej.

ETAP II – opinia organu oraz postanowienie

Organ gminy odpowiedzialny za przeprowadzenia postępowania podziałowego ocenia zgodność podziału nieruchomości z ustaleniami planu miejscowego. Wyrażenie opinii o zgodności podziału z ustaleniami planu dotyczy zarówno podziału na wniosek osoby, jak i podziału dokonywanego z urzędu.[10] Należy rozpatrzeć cztery przypadki:

1.      Gmina posiada obowiązujący plan miejscowy.

Wówczas wójt, burmistrz lub prezydent miasta opiniuje wstępny projekt podziału nieruchomości, badając jego zgodność z ustaleniami MPZP. Proponowane wydzielone działki muszą być przeznaczone na cel określony w planie miejscowym, a ich wielkość i kształt muszą umożliwiać zagospodarowanie zgodne z ustaleniami planu

2.      Gmina nie posiada planu miejscowego (nieruchomość leży na obszarze nieobjętym obowiązkiem sporządzenia planu)

Wówczas podziału można dokonać, jeżeli nie jest on sprzeczny z przepisami odrębnymi oraz jest zgodny z warunkami określonymi w decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.  Warunki zabudowy i zagospodarowania terenu muszą być uzgodnione dla nieruchomości przed dniem złożenia wniosku. Poprzez przepisy szczególne rozumie się ustalenia wynikające np. z ustawy o lasach, Prawa budowlanego, ustawy o ochronie gruntów rolnych i leśnych, ustawy o ochronie przyrody, Prawa ochrony środowiska, Prawa wodnego, ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym itp. a także w aktach wykonawczych do tych ustaw.[11]

3.      Gmina nie posiada planu miejscowego, ale rada gminy podjęła już uchwałę o przystąpieniu do jego sporządzenia

Jeżeli wniosek o podział nieruchomości został złożony w trakcie zaawansowanych prac nad opracowaniem planu miejscowego (czyli po upływie 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały  o jego sporządzeniu lub po wyłożeniu projektu)  to  postępowanie zostaje zawieszone do czasu uchwalenia planu. Zawieszenie to nie może jednak trwać dłużej niż 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku. Po tym okresie stosuje się sposób postępowania jak w przypadku braku planu miejscowego.

4.      Gmina nie posiada planu miejscowego, brak jest też uchwały rady gminy o przystąpieniu do jego sporządzania, ale obszar ten podlega, obowiązkowi opracowania i uchwalenia planu miejscowego (na mocy przepisów odrębnych)

Wówczas postępowanie podziałowe zawiesza się do czasu ustalenia planu. Dla tego terenu nie może być wydana decyzja o warunkach zabudowy.

Po zaopiniowaniu podziału wójt, burmistrz bądź prezydent miasta wydaje postanowienie. Wydanie pozytywnego postanowienia jest gwarancją, że proponowany podział nieruchomości będzie ostatecznie zatwierdzony decyzją organu. Na postanowienie przysługuje stronie prawo do wniesienia zażalenia do organu drugiej II instancji – Samorządowego Kolegium Odwoławczego

Wydanie opinii w formie postanowienia jest obligatoryjne, z wyjątkiem przypadków przewidziany w art. 94 i 95 u.g.n.[12] (np. w przypadku zniesienia współwłasności nieruchomości zabudowanej co najmniej dwoma budynkami, wzniesionymi na podstawie pozwolenia na budowę, jeżeli podział ma polegać na wydzieleniu dla poszczególnych współwłaścicieli, wskazanych we wspólnym wniosku, budynków wraz z działkami gruntu niezbędnymi do prawidłowego korzystania z tych budynków lub wydzielenia działki budowlanej, jeżeli budynek został wzniesiony na tej działce przez samoistnego posiadacza w dobrej wierze).

 ETAP III – przygotowanie projektu podziału

Jest to właściwy etap podziału. Wnioskodawca zamawia u uprawnionego geodety mapę do celów prawnych z geodezyjnym opracowaniem projektu podziału.  Sporządzenie przez geodetę dokumentacji składa się z następujących etapów:[13]

• zgłoszenie pracy w ośrodku dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej (zarejestrowanie zgłoszenia),
• analiza materiałów pozyskanych z zasobu geodezyjnego i kartograficznego (osnowa geodezyjna, mapa zasadnicza, ewidencja gruntu, inne opracowania),
• badania stanu prawnego nieruchomości – księgi wieczyste, zbiory dokumentów itp.,
• przyjęcie granic nieruchomości dzielonej – według istniejącego stanu prawnego lub według stanu uwidocznionego w katastrze nieruchomości. Sporządzenie protokołu z przyjęcia granicy,
• pomiar motywów sytuacyjnych, pomiar aktualizacyjny,
• wykonanie mapy z projektowanym podziałem (elementy projektowane mają kolor czerwony),
• sporządzanie wykazów zmian danych ewidencyjnych (wykaz powierzchni, wykaz zmian gruntowych, wykaz synchronizacyjny, szkic nieruchomości itp.),
• skompletowanie operatu technicznego zgodnie z Instrukcją O-3 lub innymi warunkami określonymi przez PODGiK,
• kontrola techniczna,
• przyjęcie operatu do zasobu.

Z czynności przyjęcia granic geodeta sporządza protokół przyjęcia granic nieruchomości, którego treść zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2004 roku w sprawie sposobu i trybu dokonywania podziałów nieruchomości  (art. 7), powinien zawierać takie elementy jak:

1. oznaczenie nieruchomości podlegającej podziałowi według danych z katastru nieruchomości oraz księgi wieczystej, a w razie jej braku – według innych dokumentów określających stan prawny nieruchomości;
2. informacje o dokumentach stanowiących podstawę przyjęcia granic nieruchomości podlegającej podziałowi;
3. szkic przebiegu granic nieruchomości podlegającej podziałowi;
4. opis przebiegu granic i położenia punktów granicznych nieruchomości podlegającej podziałowi;
5. datę sporządzenia protokołu oraz imię i nazwisko, numer uprawnień zawodowych i podpis osoby, która wykonała protokół.[14]

Integralną częścią protokołu z przyjęcia granic jest szkic graniczny. Powinien on zawierać rozmieszczenie linii i punktów granicznych, rysunek rzutu poziomego trwałych elementów zagospodarowania terenu, podstawowe miary określające położenie punktów granicznych względem elementów zagospodarowania terenu, numery działek i oznaczenie księgi wieczystej, kierunek północy. Dodatkowo na szkicu granicznym należy podać w postaci odpowiednich skrótów- sposób stabilizacji punktów granicznych.

Stan prawny nieruchomości ujawniany w księgach wieczystych z założenia powinien być zgodny z rzeczywistym stanem prawnym. Często jednak stan prawny nieruchomości wymaga regulacji. Geodeta sporządza wykaz synchronizacyjny, którego celem jest doprowadzenie do pełnej zgodności wszelkich danych dotyczących oznaczenia działki gruntu w ewidencji gruntów i budynków z jej oznaczeniem w księdze wieczystej.

Wykaz zmian danych ewidencyjnych działki jest dokumentem określającym zmiany w strukturze przestrzennej działki pierwotnej, które spowodowane są jej geodezyjnym podziałem. Wykaz synchronizacyjny wraz z wykazem zmian gruntowych mogą być sporządzone jako odrębne dokumenty, stanowiące załączniki do mapy z projektem podziału nieruchomości.[15]

Mapa z projektem podziału nieruchomości musi zostać przygotowana na aktualnym podkładzie mapy zasadniczej. Mapa ta powinna zawierać[16]:

1. nazwę jednostki ewidencyjnej, oznaczenie obrębu, numer arkusza mapy;
2. adres nieruchomości podlegającej podziałowi;
3. skalę mapy;
4. granice nieruchomości podlegającej podziałowi;
5. oznaczenie nieruchomości podlegającej podziałowi według danych z katastru nieruchomości oraz księgi wieczystej, a w razie jej braku – według innych dokumentów określających stan prawny nieruchomości;
6. oznaczenie nieruchomości sąsiednich według danych z katastru nieruchomości;
7. powierzchnię nieruchomości podlegającej podziałowi oraz przedstawione w kolorze czerwonym powierzchnie projektowanych do wydzielenia działek gruntu;
8. przedstawione w kolorze czerwonym granice projektowanych do wydzielenia działek gruntu;
9. przedstawione w kolorze czerwonym oznaczenia projektowanych do wydzielenia działek gruntu;
10. szkic orientacyjny w skali umożliwiającej zlokalizowanie nieruchomości podlegającej podziałowi;
11. wykaz zmian gruntowych;
12. wykaz synchronizacyjny, w przypadku gdy w księdze wieczystej – lub w razie jej braku – w innych dokumentach określających stan prawny nieruchomości, nieruchomość podlegająca podziałowi posiada inne oznaczenia i inną powierzchnię niż w katastrze nieruchomości;
13. niezbędne do projektu podziału nieruchomości elementy zagospodarowania terenu, a w szczególności: ogrodzenia, budynki, obiekty małej architektury, studnie, szamba, przyłącza, drzewa stanowiące pomniki przyrody, elementy sieci uzbrojenia terenu przebiegające przez nieruchomość podlegającą podziałowi;
14. datę wykonania mapy oraz imię i nazwisko, numer uprawnień zawodowych i podpis osoby, która wykonała mapę.

Opracowany projekt powinien być zgodny z ustaleniami geometrycznymi zawartymi we wstępnym projekcie podziału nieruchomości, zaakceptowanym przez organ gminy. Oczywiście, dopuszczalne są tu różnice w powierzchniach działek.

             ETAP IV – wydanie decyzji potwierdzającej podział

Podstawę przeprowadzenia kolejnych czynności w postępowaniu podziałowym stanowią dokumenty potwierdzone przez ośrodek dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, tj mapy z projektem podziału ( z klauzulą odgik o przyjęciu operatu do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego), kopia protokołu przyjęcia granic nieruchomości, wykaz zmian gruntowych oraz wykaz synchronizacyjny.

Od decyzji o zatwierdzenie podziału nieruchomości przysługuje w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia – odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego, a następnie – w terminie 30 dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie – skarga do sądu administracyjnego.

Decyzja zatwierdzająca podział jest jednoznaczna z umieszczeniem na mapie z projektem podziału nieruchomości klauzuli o treści Niniejszy podział nieruchomości został zatwierdzony decyzją z dnia…nr … wraz z podpisem osoby upoważnionej. Mapa ta stanowi załącznik do decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości.[17]

Dla nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków, przez wydaniem decyzji należy uzyskać zgodę wojewódzkiego konserwatora zabytków na podział tej nieruchomości.

Ważną informację można odnaleźć w art. 96 ustawy o gospodarce nieruchomościami, mianowicie wyróżnione zostały tam przypadki, kiedy nie wydaje się decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości, tj:

• przy wydzieleniu nieruchomości, której własność lub użytkowanie wieczyste zostały nabyte z mocy prawa, albo w przypadku wydzielenia części nieruchomości na potrzeby zwrotu wywłaszczonej nieruchomości,
• gdy o podzielenie nieruchomości orzeka sąd,
• gdy podział nieruchomości polega na wydzieleniu wchodzących w jej skład działek gruntu, odrębnie oznaczonych w katastrze nieruchomości.

Jak pisze Malina i Kowalczyk (2009), decyzja administracyjna zatwierdzająca projekt podziału nie wywołuje skutków prawo rzeczowych, tj utworzenia nieruchomości gruntowych jako odrębnych przedmiotów własności. Jest to możliwe tylko w drodze czynności cywilnoprawnych lub orzeczeń sądowych. Wyjątek od tej zasady stanowi przypadek podziału nieruchomości na wniosek właściciela z jednoczesnym wydzieleniem działki gruntu pod drogi publiczne. [18]

 ETAP V – zakończenie postępowania

Po wydaniu decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości geodeta wyznacza projektowane punkty graniczne na gruncie, następnie dokonuje stabilizacji punktów w postaci znaków granicznych. Geodeta musi wykonać szkic polowy oraz protokół, czyli dokumentację ze stabilizacji granic. Co ważne, wyznaczenie i utrwalenie punktów granicznych jest nieobowiązkowe. Poprzedzone jest ono odpowiednim wnioskiem właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości. Często niezgodnie z prawem, geodeta stabilizuje punkty graniczne już przed właściwym opracowaniem mapy z projektem podziału i jej zatwierdzeniem.[19]

Na podstawie przygotowanych dokumentów geodeta  sporządza wykaz zmian danych ewidencyjnych działki. Wykaz ten musi być zgodny z zatwierdzonym projektem podziału oraz mapą uzupełniającą. Mapa uzupełniająca wskazuje zmiany, które zaszły w zakresie granic działki ewidencyjnej oraz w zakresie przebiegu konturów użytków i konturów klas bonitacyjnych.[20]

Następnym i ostatnim etapem postępowania jest skompletowanie dokumentacji z procedury podziałowej i przekazanie jej do właściwego ośrodka dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej. Podział ewidencyjny działki dokonuje się w momencie przyjęcia operatu technicznego do państwowego zasobu geodezyjnego.

Ile czasu to trwa?

Podział nieruchomości w trybie administracyjnym na wniosek trwa średnio ok. 4 – 6 miesięcy. Długość ta często nie zależy od  opieszałości geodety. Czas potrzebny na postępowanie zależy przede wszystkim od wielkości gminy – w dużych miastach, w skrajnych przypadkach, trzeba czekać nawet do 12 miesięcy na wydanie decyzji zatwierdzającej podział. Małe gminy, w których prowadzi się znacznie mniej tego typu postępowań, realizują podział nieruchomości nawet w ciągu 2 miesięcy. Długość procedury podziału w dużej mierze zależy także od PODGIK (Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej). Im większe starostwo tym czas oczekiwania dłuższy. Często, w trakcie wykonywania podziału pojawiają się dodatkowe problemy, które wydłużają procedurę.